A continuación, se indican algunas pautas que deberían seguir las empresas para establecer los límites temporales en la conservación de la documentación empresarial, teniendo en cuenta la normativa existente en materia de prescripción mercantil, fiscal y general.
NORMAS MERCANTILES
El Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.
Caso de ventas de inmuebles o acciones: se precisarán escrituras o datos de compra, y los apuntes contables realizados en ese momento.
NORMAS TRIBUTARIAS
La Ley General Tributaria establece el plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. Dicho plazo también afecta a la posibilidad del contribuyente para solicitar y obtener la devolución de sus impuestos. Ojo, porque hay acciones que interrumpen este plazo.
ATENCIÓN A LAS DEDUCCIONES Y PÉRDIDAS FISCALES
El plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones es de 10 años desde la finalización del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
CUIDADO CON LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN DE HACIENDA
La actividad sometida a un plazo prescripción se limita a las actuaciones indicadas anteriormente pero no a la actividad de comprobación, que, por ejemplo, pueda afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de información a la inspección.
Por tanto, a estos efectos, las empresas deberían conservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante el período de prescripción mercantil de seis años.
La desatención de un requerimiento de información estando obligado a ello puede llegar a suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un mínimo de 10.000 euros, por lo que es conveniente ser cauto.
OTRA DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA
Existe determinada documentación que es preciso conservar más allá de los cuatro, seis e incluso diez años indicados anteriormente.
Por ejemplo, si una empresa tiene derecho a amortizar determinados gastos o activos, y a cargar los gastos correspondientes en la cuenta de resultados de los ejercicios futuros, también la inspección tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos, aunque procedan de ejercicios prescritos. Por tanto, para las facturas y otros comprobantes del inmovilizado, debe empezar a computarse el plazo de prescripción desde el ejercicio de la última amortización practicada.
Lo mismo ocurre con determinados instrumentos financieros, concesiones, subvenciones de capital y, en general, todos aquellos gastos e ingresos que se van imputando en la cuenta de pérdidas y ganancias a lo largo de varios ejercicios.
OTROS PLAZOS ESPECIALES
El Código Civil también regula la prescripción y señala los diferentes plazos de la misma, es decir, el plazo máximo que la norma establece para ejercitar un determinado derecho.
Señala que las acciones personales que no tengan señalado término especial de prescripción, prescribirán a los 5 años, contados desde el momento en que fuese posible el ejercicio de la acción. Este tipo de acciones son las generalmente relacionadas con las actividades comerciales de las empresas.
Por otra parte, en materia de responsabilidades por defectos de calidad de los materiales o por vicios ocultos en general, pueden existir normas diversas que establezcan diferentes plazos de prescripción en relación con determinadas actividades o sectores, por lo que cada empresa deberá estudiar su caso.
¿Y LA DOCUMENTACIÓN LABORAL?
Documentación laboral: las infracciones prescriben a los 3 años.
Seguridad Social: las infracciones prescriben a los 4 años.
Prevención de Riesgos Laborales: las infracciones prescriben a los 5 años si son muy graves.
Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social: prescriben a los 10 años
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